Strumenti di gestione della qualità

Un Sistema di Gestione della Qualità è l’insieme di tutte le attività collegate e interdipendenti che influenzano la Qualità di un prodotto o di un servizio. Permette di documentare i processi, le procedure e le responsabilità di un'organizzazione per soddisfare i requisiti del cliente e migliorare la sua efficacia e la sua efficienza su base continua.

Lo sviluppo di un Sistema di Gestione Qualità in una azienda consente di sviluppare strumenti per contribuire a governare la complessità dell’organizzazione e rispondere a mutate condizioni derivanti da confronto con il cittadino utente.

Gli operatori sanitari hanno l’obbligo di utilizzare la documentazione sanitaria quale principale fonte documentale del loro operato, ma oltre all’utilizzo e alla gestione della documentazione sanitaria, gli operatori aziendali sono invitati a predisporre la documentazione utile al miglioramento continuo della Qualità delle prestazioni e dei servizi erogati.

In generale, gli operatori contribuiscono a definire le modalità con cui mettono in atto il loro specifico professionale e possono avere a disposizione indicazioni per operare nel rispetto di procedure e standard definiti, tenendo conto dell’appropriatezza degli interventi e delle risorse limitate.

Tale documentazione viene inserita nel Sistema di Gestione della Qualità Aziendale il cui scopo è garantire:

• Chiarezza del sistema di responsabilità relativo al processo/attività
• Trasparenza dei ruoli degli attori a monte e a valle del processo e delle singole fasi
• Riduzione della personalizzazione delle modalità operative degli attori coinvolti
• Diffusione delle modalità operative del processo (non più persone "indispensabili", ma azioni indispensabili)
• Efficienza attraverso la conoscenza di come avvengono le cose per permettere di migliorare i processi
• Facilitazione dell’apprendimento nella fase di inserimento del personale nel contesto organizzativo.

La documentazione utilizzata nell’ambito del Sistema di Gestione Qualità richiede che siano esplicitate le regole di controllo, conservazione ed aggiornamento per garantire che ogni operatore abbia a disposizione, nella versione aggiornata, tutte le informazioni necessarie per lo svolgimento delle attività.

A livello aziendale sono definiti criteri condivisi di verifica, approvazione, emissione, applicazione, distribuzione, revisione, rintracciabilità, conservazione ed eliminazione della documentazione afferenti al SGQ.

Non esiste un elenco predefinito della documentazione cogente che ogni organizzazione deve possedere: vi è pertanto discrezionalità nel definire quali processi necessitano di essere uniformati e monitorati, anche se elementi di obbligatorietà sono contenuti nei requisiti generali e specifici pervisti per l’Autorizzazione all’esercizio di attività Sanitaria e per l’Accreditamento Istituzionale della Regione Emilia-Romagna.

Inoltre, un’indicazione generica ma sempre valida è contenuta nel DPR 14 gennaio ’97 “Approvazione dell'atto di indirizzo e coordinamento alle regioni e alle province autonome di Trento e di Bolzano, in materia di requisiti strutturali, tecnologici ed organizzativi minimi per l'esercizio delle attività sanitarie da parte delle strutture pubbliche e private” che riporta: devono essere predisposte con gli operatori, linee guida, regolamenti interni che indichino il processo assistenziale con cui devono essere gestite le evenienze cliniche più frequenti o di maggiore gravità. Ogni struttura organizzativa predispone una raccolta di regolamenti interni, linee guida, aggiornati per lo svolgimento delle procedure tecniche più rilevanti (selezionate per rischio, frequenza, costo).

Per quanto attiene la periodicità minima per l’aggiornamento, la norma di riferimento è sempre il DPR 14 gennaio 1997 che indica che le Procedure/IO necessitano di essere aggiornate o confermate ogni 3 anni.

I documenti in uso afferenti al Sistema di Gestione Qualità aziendale sono reperibili alla pagina intranet dedicata ad uso esclusivo degli operatori aziendali.